Գրասենյակի աշխատակիցները հաճախ ստիպված են նամակներ ուղարկել ֆաքսով: Դեպքերը կարող են բոլորովին այլ լինել, բայց ինչ անել, եթե առաջին անգամ եք բախվում նման խնդրի և բացարձակապես գաղափար չունեք, թե ինչպես նամակ ուղարկել ֆաքս:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Կազմեք ձեր նամակը MS Word- ում `օգտագործելով այն ձևանմուշը, որը կարող եք օգտագործել MS Publisher- ում` ընկերության լոգոն ավելացնելու համար: Օգտագործեք MS EXEL, եթե անհրաժեշտ է կազմել և ֆաքսի աղյուսակներ: Եթե նկարներ ուղարկեք, դրանք պետք է ունենան.jpgG ընդլայնում:
Քայլ 2
Տեղեկացեք, որ ստանդարտ նամակի չափը, որը կարող է ֆաքսով ուղարկվել, A4 էջ է: Գրելու համար անհրաժեշտ տառատեսակն առնվազն 10 միավորի չափ է: Այս պատճառով ամենալավը ձեր բոլոր մտքերը պահել մեկ թերթիկի վրա, որպեսզի ստիպված չլինեք տեղեկատվություն ուղարկել բազմաթիվ էջերի միջով:
Քայլ 3
Նշեք բոլոր տեղեկությունները հստակ և հակիրճ: Նամակում, որը կուղարկեք ֆաքսին, գրեք միայն այն, ինչը օգտակար և հետաքրքիր կլինի ձեր հասցեատիրոջ համար: Եթե, օրինակ, ձեզ հատուկ խնդրանք է ուղարկվել, պատասխանեք ճշգրիտ դրան ՝ առանց թեմայից շեղվելու և այլն:
Քայլ 4
Փոքր նկարներ կամ գծանկարներ մի մտցրեք տառերի մեջ, դրանք կարող են աղոտ լինել, և արդյունքում հասցեատերը կստանա միայն բացասական կարծիք ձեր կամ ձեր ընկերության վերաբերյալ: Հաղորդագրության վերջում անպայման ներառեք ձեր հասցեն, հեռախոսի / ֆաքսի համարը կամ այլ կոնտակտային տվյալներ:
Քայլ 5
Տպիր նամակդ: Ուսումնասիրեք փաստաթուղթը տպագրության որակի համար, այն պետք է լավ լինի, բոլոր տառերը պետք է լինեն պարզ և ոչ աղոտ, որպեսզի ստացողը կարողանա կազմել տեքստը: Եթե թերություններ եք հայտնաբերել, շտկեք դրանք և կրկին տպեք նամակը:
Քայլ 6
Բացեք փաստաթղթի լրացման սկուտեղը ֆաքսի վրա: Այն սովորաբար տեղակայված է մեքենայի հետևում: Տեղադրեք ձեր նամակը դեմքով: Եթե դուք ունեք մի քանի թերթ, ստուգեք ՝ արդյո՞ք ձեր ֆաքսի մեքենան աջակցում է զանգվածային ուղարկմանը, եթե ոչ, ապա յուրաքանչյուր թերթ պետք է տեղադրեք առանձին:
Քայլ 7
Սպասեք ազդանշանի ազդանշանին, մեքենան պետք է վերցնի թուղթը: Հավաքեք ձեր ստացողի ֆաքսի համարը: Լարի մյուս ծայրին սպասեք պատասխանի:
Քայլ 8
Ներկայացեք և նշեք, որ ցանկանում եք ֆաքս ուղարկել: Սեղմեք «Սկսել» կոճակը հասցեատիրոջ հետ միասին (սովորաբար ասում են. «Սկսել»): Ֆաքսը կուղարկվի, եթե բոլոր քայլերն ավարտված լինեն: Մի փոխարինեք խողովակը մինչև թուղթն ամբողջությամբ անցնի մեքենայի միջով:
Քայլ 9
Կտտացրեք «Կոնտակտ» կոճակին և նշեք, արդյոք ձեր նամակն ուղարկվել է հասցեատիրոջը (ֆաքսը անցե՞լ է): Եթե ցուցադրման որակը վատ է, կրկին փորձեք բոլոր քայլերը:
